Comment Novatix et ANSAM Projets ont remplacé un long formulaire par un dépôt libre, et livré aux spécialistes de Medi-Vet un résumé clinique structuré, directement dans Odoo.

Contexte

Medi-Vet, centre de référé lausannois

Medi-Vet est une clinique vétérinaire lausannoise créée en 2017. Elle se présente comme la première clinique vétérinaire de Suisse romande dotée d'un service d'urgence et d'hospitalisation, ouvert 24h/24 et 7j/7.

Son équipe réunit des vétérinaires généralistes et des spécialistes diplômés des collèges européens et américains : chirurgie, médecine interne, cardiologie, anesthésie, dermatologie, radiologie, oncologie, dentisterie et ophtalmologie.

Le référé, en bref

Le vétérinaire traitant suit l'animal au quotidien. Quand un cas demande un équipement ou une compétence qu'il n'a pas (scanner, chirurgie spécialisée, avis d'oncologue), il le confie à une clinique spécialisée.

Ce passage de relais s'appelle le référé : le vétérinaire traitant transmet le dossier, le spécialiste prend le cas en charge. Tout se joue dans cette transmission. Plus le dossier est long à constituer, plus le cas met de temps à arriver. Plus il est long à lire, plus le spécialiste met de temps à se prononcer.

La problématique

Pour référer un cas, les vétérinaires traitants devaient remplir un formulaire chronophage dans une journée bien chargée, découpé en nombreuses sous-questions qui variaient selon la spécialité.

Deux personnes perdaient du temps dans ce circuit :

• Le vétérinaire qui réfère, obligé de ressaisir dans des champs imposés des informations qu'il avait déjà : imagerie, résultats d'analyses, notes de consultation, historique dans son logiciel de cabinet.
• Le spécialiste qui reçoit, obligé de lire toutes les pièces jointes et les résultats pour reconstituer le cas avant de pouvoir se prononcer.

Medi-Vet a fait appel au Groupe ANSAM, et en particulier à Novatix, avec une demande simple : simplifier la vie des deux côtés du référé.

Notre approche

Partir du problème métier

Chez Novatix, chaque projet IA commence par la même question :

Quel est le problème métier à résoudre, et quelle valeur concrète cherche-t-on à créer ?

Pour Medi-Vet, la réponse a donné le principe du projet : laisser le vétérinaire transmettre ce qu'il a, sous la forme qu'il a, et confier la mise en forme à l'IA.

Accepter la donnée telle qu'elle arrive

Le nouveau formulaire tient en quelques étapes. Le vétérinaire choisit la spécialité concernée (oncologie, chirurgie, cardiologie...), puis dépose librement :

• Des documents : imagerie, résultats d'analyses, rapports
• Des notes ou un extrait de son logiciel de gestion de cabinet
• Du texte libre
• Ou simplement un message vocal : 30 secondes dictées pour raconter le cas

Aucun champ n'impose une manière de décrire le cas. Le vétérinaire gagne le temps de la ressaisie.

Une synthèse clinique structurée

À partir de ces éléments hétérogènes, l'IA produit un rapport destiné au spécialiste :

• Un résumé clinique du cas
• L'historique médical de l'animal
• Les analyses pertinentes extraites des documents transmis

L'objectif : que le spécialiste comprenne le cas en une lecture, sans ouvrir chaque pièce jointe pour reconstituer le dossier.

S'insérer dans Odoo plutôt qu'ajouter un outil

Le formulaire et le dépôt de documents sont hébergés dans Odoo. Chaque cas référé atterrit dans l'espace Odoo de la clinique : la liste des animaux référés, les documents transmis et le rapport généré par l'IA, au même endroit.

Les équipes de Medi-Vet n'ont pas d'outil supplémentaire à ouvrir ni de données à recopier d'un système à l'autre.

Un projet fort de synergies

Le projet réunit deux savoir-faire du Groupe ANSAM :

• ANSAM Projets a conçu la structure dans Odoo : le parcours du formulaire, le stockage des documents et le circuit des données jusqu'à l'espace de la clinique.
• Novatix a développé la couche IA : la lecture des documents, la transcription des messages vocaux et la rédaction de la synthèse clinique.

L'IA fait partie du processus que les équipes utilisent déjà.

Le résultat en chiffres

• Plus de 45 référés transmis par la nouvelle plateforme en un mois et demi.
• Un temps de remplissage divisé par 3 pour référer un cas. Le vétérinaire dépose ses documents ou dicte 30 secondes de message vocal, sans rien ressaisir.
• 4 étoiles sur 5 : la note moyenne que les vétérinaires donnent au gain de temps et aux fonctionnalités apportés par le nouveau formulaire, d'après leurs retours.

Ce que nous avons appris

Le meilleur formulaire est celui qu'on ne remplit pas

Un formulaire détaillé rassure celui qui le conçoit, pas celui qui le remplit. En acceptant tous les formats, y compris la voix, on a supprimé la ressaisie et gardé toute l'information.

L'IA doit atterrir là où l'équipe travaille déjà

Une synthèse brillante ne sert à rien si elle arrive dans un outil de plus. Livrer le rapport dans Odoo, à côté des documents d'origine, a compté autant que la qualité du résumé.

Combiner les métiers du Groupe

Sans la structure Odoo, l'IA n'avait rien sur quoi s'appuyer. Sans l'IA, Odoo restait un formulaire de plus. C'est la combinaison des deux équipes qui a fait le projet.

Témoignages

« Le référé, c'est le lien entre nous et les vétérinaires de la région. Avec le nouveau formulaire, nos confrères nous transmettent leurs cas en quelques minutes, même par message vocal, et nos spécialistes reçoivent un dossier déjà synthétisé. On gagne du temps des deux côtés, et on prend les cas en charge plus vite. »

Kevin Diserens, Directeur, Medi-Vet

« Medi-Vet avait besoin d'un processus simple, intégré à ses outils. Odoo nous a permis de structurer tout le parcours, et l'apport de Novatix a transformé un formulaire en véritable assistant pour les spécialistes. »

Aubry D'Inverno, Consultant ERP, BSD Business Solution Data

« Ce projet montre ce qu'on cherche à faire avec l'IA : partir d'un irritant métier précis, et livrer la solution dans les outils que les équipes utilisent déjà. Ici, l'IA ne remplace pas l'expertise du vétérinaire, elle lui rend du temps. »

Baptiste Lecoeur, Consultant IA, Novatix

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